メールをメインの通信手段にしていると1日数百件のメールが来る方も多いと思います。

数百件のメールは受信トレイだけでは、管理できないですよね。

そこで、フォルダを作ってメールを分類するわけですが、送信者別、部署別、取引先別など、人によって色々なフォルダの作り方があると思います。

ご参考までに、僕のフォルダの分類をご紹介します。

1. 受信トレイ

　返信や作業が必要なものは、ここに残します。

　to DOリストと備忘録として使っています。

　なるべく受信トレイは「0件」にしたいところですが、緊急でなくあまり重要でないものが、どうしても20-30件残ってしまいます。

　その中に重要なメールが埋もれないように、「送信済トレイ」と併せて、毎週金曜日に見直しています。

　特に重要なもの、緊急だけどちょこっと時間がかかるものは、「未読」にして、目立つようにしています。

2. Temporaryフォルダ

　ある一定の時間だけ必要なものや、変更が多く、その履歴を保存しておく必要がないものを残しておきます。

　例えば、スタッフの夏休み予定や宴会の場所（アウトルックの予定表でもいいんですけどね）、見直しの多い部署の担当者リストなどです。

　ここは、1ヶ月に1回くらい確認して、不要のメールは削除します。

3. 仕事別フォルダ

　新しい仕事（あまり細かいのではなく、少し大きめの）が出来ると、まず、フォルダを作ります。

　その中にどんどん関連メールを移動させます。

　フォルダの並び順を管理したい場合は、フォルダ名の前に連番をふります。

　「01 ○○プロジェクト」みたいにすると数字の小さい順に並びます。

　「200701 ○○プロジェクト」とすると、時系列でも管理できますね。

4. 3ヶ月保存フォルダ

　不要なメールは「削除済トレイ」にどんどん捨てています

　ただ、何となく、後で必要になるかもしれないメール（この判断は個人によって随分違うと思いますが…）は、このフォルダに移動させて、3ヶ月だけ保存しておきます。

　アウトルック（2002で確認しています）では、「古いアイテムの整理」という、設定通りに自動的に削除してくれる機能が付いています。

5. 「古いメールフォルダ」（おまけ）

　一度フォルダを作ると、別の整理方法をしようと思っても、過去の大量のメールを再整理するのに膨大な時間がかかります。

　そこで、「古いメールフォルダ」に、過去のメールをまとめちゃいました。